La gestion de projet regroupe de nombreuses compétences que tout chef de projet doit apprendre pour les réussir.
On peut apprendre beaucoup de choses dans les livres, les formations et les méthodologies pour gérer les projets mais quiconque a eu à manager un périmètre projet se rend bien compte que la réalité dépasse souvent la théorie .. Les études le montrent (Standish Group) : seulement 16% des projets finissent dans les temps et dans le budget !.
Dans le cadre d’un projet de GMAO et après le choix d’un logiciel de ce type, il reste à implémenter la solution.
Cette phase nécessitera obligatoirement des adaptations. Entre la reprise de l’existant (jamais simple car l’occasion de revoir par exemple la codification), l’interfaçage avec d’autres solutions, la mise en place des processus adaptés aux besoins du client, la personnalisation en fonction des utilisateurs, la bonne ou mauvaise volonté de ceux-ci face aux changements …. etc les dérives possibles sont nombreuses.
La rédaction d’un Cahier des charges, même si il a l’avantage de définir un périmètre, peut laisser place à un certain nombre d’interprétations. Il n’est pas toujours l’assurance de s’assurer d’un bon démarrage de la solution.
Les besoins des clients peuvent évoluer vite selon la durée du projet et il est fréquent d’avoir une liste de demandes qui vient se rajouter en cours de route en fonction ou non des capacités du logiciel (on ne voit pas tout lors d’une démonstration). Le client, lui, attend une application qui réponde à 100%.
C’est à cet instant que les choses se compliquent selon la flexibilité de la solution. Est-ce à l’entreprise d’adapter ses processus opérationnels pour se conformer aux contraintes techniques d’un logiciel (c’est souvent pour lui un avantage concurrentiel), ou à l’éditeur de faire le nécessaire ?
…. Cela est le début de négociations, de conflits éventuels, d’arbitrages et bien évidement de la question : combien cela coûte et qui prend en charge ?
Par expérience quelques questions à se poser :
Lors du choix d’un logiciel de GMAO et des fonctionnalités : Quels sont les outils réellement adaptables, agiles de par leur conception ?
Quels sont les solutions que vous pourrez juste paramétrer dans tous les cas, faire évoluer sans faire appel à des développements spécifiques onéreux ?
Quelques autres éléments de réussite (liste non exhaustive) :
- L’avant-vente reste essentielle : bien comprendre les besoins du client, définir le chiffrage et périmètre du projet : bref offrez à vous-même et à votre clientèle un cadre défini
- Démarrer le projet avec une proposition commerciale validée.
- Planifier le projet et gérer le avec des points d’avancement réguliers et des comptes rendus systématiques validés avec le client.
- … etc
Enfin, le chef de projet doit savoir prendre du recul !…. on ne fait pas rentrer des carrés dans des ronds de même taille. Il est important de savoir dire « NON » dans certains cas. Cela aura peu de chance de se produire si vous avez opté pour un logiciel de GMAO suffisamment agile et évolutif par simple paramétrage.
